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Empresa

Normativa Safe Harbor

Política de confidencialidad de datos de los empleados: Unión Europea

Objetivo

Proveer a Nuance Communications, Inc. (Nuance) y a sus entidades con directrices coherentes para la recolección, el tratamiento, el almacenamiento, la transferencia, la revelación, la eliminación y el uso de los datos del empleo y/o de los empleados para empleados que se encuentran en la Unión Europea. Las entidades Nuance cubiertas por esta política son Nuance Communications, Inc., sociedad mercantil estadounidense, y/o cualquiera de sus filiales, empresas subsidiarias y empleadores con capacidad jurídica (denominados en su conjunto como "NUANCE").

Ámbito de aplicación

Esta política entra en vigor el 1 de enero de 2007 y se aplica a todas las entidades NUANCE, empleados, contratistas y proveedores externos que recogen, tratan, registran, almacenan, transfieren, revelan, borrar y/o usan datos del empleo/empleado en nombre de NUANCE.

Los "datos del empleo/empleado" son cualquier información personal sobre un individuo identificado o identificable que ha sido recibida por NUANCE o por uno de sus proveedores externos. Las personas protegidas incluyen solicitantes de empleo, empleados (incluidos los empleados temporales, permanentes y a jornada parcial), empleados subcontratados, becarios, trabajadores contingentes, jubilados y ex empleados, así como dependientes u otros cuyos datos personales hayan sido facilitados a una entidad NUANCE por dichas personas.

Esta política no cubre datos que se hayan hecho anónimos donde las personas individuales ya no son identificables; son identificables solo con un gasto desproporcionadamente grande de tiempo, dinero o trabajo; o situaciones en las cuales se emplee el uso de pseudónimos. El uso de pseudónimos implica la sustitución de nombres y otros identificadores por otros, de tal modo que la identificación del individuo es imposible o, como mínimo, considerablemente difícil. Si los datos anónimos dejan de ser anónimos, es decir, si las personas individuales vuelven a ser identificables, o si se emplea el uso de pseudónimos y los pseudónimos permiten identificar a las personas individuales, entonces será aplicable la presente política.

Normativa Safe Harbor

El Departamento de Comercio de los Estados Unidos y la Comisión Europea para la protección de datos han acordado un conjunto de normativas de protección de datos y de preguntas frecuentes ("Normativa Safe Harbor") para permitir que las empresas de los Estados Unidos cumplan con el requisito, según la ley de la Unión Europea, de proporcionar una protección adecuada a la información personal que se transfiera desde la Unión Europea a los Estados Unidos. El Espacio Económico Europeo (EEE) también ha reconocido que los principios Safe Harbor de los Estados Unidos proporcionan una protección de datos adecuada (OJ L 45, 15.2.2001, p.47). Coherente con su compromiso de proteger la privacidad personal, Nuance se adhiere a la normativa Safe Harbor. http://www.export.gov/safeHarbor/index.html.


Detalles de la política

Aplicación de las leyes locales

Esta política proporciona a NUANCE un estándar global con respecto a su protección de datos del empleo/empleado. Algunas leyes locales pueden requerir estándares más estrictos. Por lo tanto, trataremos estos datos de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables en el lugar donde se tratan dichos datos. En algunos casos las leyes locales proporcionan un nivel inferior de protección de datos del empleo/empleado al nivel establecido por esta política, en esos casos será aplicable la presente política. Puede dirigir sus preguntas acerca de la conformidad con las leyes locales a su director local de Recursos Humanos.

"Datos personales confidenciales" son los datos que revelan condiciones médicas o de salud, orígenes raciales o étnicos, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliaciones sindicales o datos que revelan la vida sexual de un individuo. Si NUANCE recoge datos personales confidenciales de usted, le proporcionaremos una opción afirmativa o explícita (consentimiento para inclusión) si los datos van a ser revelados a terceros o usados con fines diferentes a los que originalmente se recogieron o posteriormente fueron autorizados por usted. NUANCE tratará e identificará cualquier información que usted proporcione como datos personales confidenciales.
Recolección de datos del empleo/empleado y directrices sobre su uso

NUANCE respeta los derechos de privacidad de cada individuo, por tanto, todas las entidades, contratistas y proveedores externos de NUANCE cumplirán las siguientes directrices cuando traten, transfieran, analicen y/o usen los datos del empleo/empleado:

  • Los datos serán recogidos, almacenados, transferidos, tratados, analizados y usados de acuerdo a las directrices establecidas por NUANCE y en conformidad con las leyes y regulaciones locales en el territorio donde estas actividades ocurren.
  • Los datos se recogerán con fines específicos y legítimos y no serán tratados de un modo incompatible con estos fines.
  • Los datos serán relevantes y no excesivos para los fines para los cuales se recogen y usan.
  • Los datos serán actuales y precisos, tomando medidas razonables para rectificar o borrar datos incorrectos del empleo/empleado.
  • Los datos se mantendrán hasta que sea necesario para cumplir con los fines con los cuales se recogieron y procesaron.
  • Se tomarán las medidas necesarias para prevenir acceso no autorizado, tratamiento ilegal y pérdida, destrucción y daño accidental o no autorizado.

Los datos del empleo/empleado pueden ser recogidos, almacenados, analizados, compartidos y usados con fines legítimos de recursos humanos, negocios y seguridad de acuerdo con esta política y las leyes aplicables. Entre los fines principales de recolección, almacenamiento y uso de datos se incluyen:

  • Gestión de Recursos Humanos: se trata de recoger, almacenar, analizar y compartir los datos para atraer, mantener y motivar a una plantilla altamente cualificada. Esto incluye, de forma enunciativa y no limitativa, contratación, planes de retribuciones, planes de sucesión, necesidades de reorganización, valoraciones de rendimiento, formación, administración de los beneficios de los empleados, conformidad con los requisitos legales aplicables y comunicación con los empleados y/o sus representantes.
  • Gestión y procesos de negocio: se trata de procesos usados para gestionar las operaciones de NUANCE, incluyendo, de forma enunciativa y no limitativa, la gestión de salarios, la programación tareas, la gestión de los activos de la empresa, la comunicación y publicación de datos públicos (por ejemplo, informes anuales, etc.) y la circulación de directorios de empleados.
  • Gestión de la protección y la seguridad: se trata de actividades que garantizan la seguridad y la protección de los empleados, los activos, los recursos y las comunidades.

Si NUANCE introduce una nueva herramienta o proceso que resultará en el tratamiento de datos del empleo/empleado para fines que van más allá de las categorías arriba mencionadas, en este caso se deberá informar a los empleados de la nueva herramienta o proceso, de los fines con los cuales los datos del empleo/empleado serán usados y las categorías de los destinatarios de los datos.

Categorías de datos personales confidenciales

En circunstancias limitadas donde NUANCE o un proveedor externo necesita recolectar datos personales confidenciales, NUANCE se asegurará de que el individuo sea notificado de la razón por la cual se obtienen estos datos y con quiénes serán compartidos. Contingente con las leyes aplicables, NUANCE obtendrá consentimiento explícito del individuo con respecto al tratamiento y transferencia de dichos datos a entidades que no pertenecen a NUANCE. Se tomarán medidas de protección apropiadas como, por ejemplo, dispositivos de seguridad física, cifrado de datos y restricción de acceso, dependiendo de la naturaleza de los datos y el riesgo asociado con el uso deseado de los mismos.

 

Seguridad y confidencialidad

NUANCE se compromete a tomar las medidas necesarias para proteger los datos del empleo/empleado y tomar precauciones razonables para protegerlos del acceso o la revelación no autorizados. Estas medidas incluyen:

  • Protección de datos (sistemas): Para proteger los datos del empleo/empleado del acceso no autorizado por parte de terceros y/o distribuidores externos, los datos electrónicos en posesión de NUANCE se mantendrán en sistemas que están protegidos por arquitecturas de redes de seguridad que contienen cortafuegos y dispositivos de detección de intrusiones. Los servidores donde se mantienen estos datos están "respaldados", es decir, los datos se graban en un medio separado regularmente para evitar las consecuencias de cualquier pérdida inadvertida o destrucción de los datos. Estos servidores están almacenados en instalaciones con seguridad integral habilitada y sistemas de detección y respuesta al fuego. Los datos del empleo/empleado que se mantienen en los sistemas de "respaldo" se protegen y conservan de acuerdo con esta política.
  • Protección de datos (acceso): NUANCE limita el acceso a los sistemas internos donde se mantienen los datos del empleo/empleado a un selecto grupo de usuarios autorizados a los cuales se les da acceso a dichos sistemas utilizando un identificador y una contraseña únicos. El acceso a estos datos se limita a individuos con el objetivo de llevar a cabo su trabajo, por ejemplo, un director de retribuciones en Recursos Humanos puede necesitar acceder a información de retribución del empleado para hacer recomendaciones salariales etc. Las decisiones concernientes al acceso serán tomadas y aprobadas por el vicepresidente de Recursos Humanos y serán designadas por administradores de seguridad. Se requerirá que los administradores externos que puedan tener acceso a ciertos datos del empleo/empleado cumplan estas disposiciones.

 

Derechos y responsabilidades del empleo/empleado

Un individuo tiene el derecho de obtener información sobre la naturaleza de sus datos del empleo/empleado almacenados o procesados por NUANCE o por un distribuidor externo en conformidad con, y sujeto a, las leyes del país en el cual el empleado reside. Los empleados tendrán acceso a su información personal tal y como se establece por las leyes del país en el que residen, independientemente de la localización donde dichos datos se almacenan o procesan. NUANCE cooperará en proporcionar dicho acceso ya sea directamente o a través de la entidad contratante. Todas estas solicitudes de acceso pueden presentarse al director de Recursos Humanos local del empleado. Si cualquiera de los datos del empleo/empleado fuera incorrecto o incompleto, el empleado puede solicitar que los datos se corrijan o si corresponde, que se bloqueen o se borren. También se cumplirán las leyes que dan derecho a los empleados a limitar el uso de sus datos personales como, por ejemplo, el derecho a oponerse al marketing.

Es responsabilidad de cada individuo el proporcionar datos correctos sobre uno mismo al Departamento de Recursos Humanos y de informar al mismo de cualquier cambio que pueda ocurrir como, por ejemplo, nueva dirección o cambio de nombre. Si se deniega el acceso o la corrección, la razón de esta denegación será comunicada y se realizará un informe escrito de la solicitud y la razón de la denegación.


Transferencia de datos

NUANCE utilizará los siguientes estándares al transferir los datos del empleo/empleado.

  • Transferencia a otras entidades NUANCE: NUANCE tomará precauciones razonables para garantizar la protección adecuada de los datos del empleo/empleado procesados o transferidos entre las entidades NUANCE. Los siguientes requisitos se deben cumplir antes de que ocurra una transferencia:
  • La transferencia de los datos se basa en requisitos operacionales empresariales con fines de administración salarial de Recursos Humanos.
  • La entidad receptora proporciona una seguridad física y organizativa de los datos; y
  • la entidad receptora garantiza el cumplimiento de esta política para la transferencia y cualquier procesamiento de datos subsecuente.
  • La transferencia de datos se hará de acuerdo con esta política. 

Transferencia a entidades que no pertenecen a NUANCE: las entidades NUANCE podrán transferir datos del empleo/empleado a terceros externos seleccionados que han sido contratados para prestar ciertos servicios relacionados con Recursos Humanos y salarios. Estos terceros solo podrán acceder a los datos de acuerdo con las instrucciones de NUANCE (procesadores de datos) o tomar decisiones (por ejemplo, el evaluar la elegibilidad para seguros de vida suplementarios, beneficios de discapacidad a corto plazo, etc.) con respecto a los datos como parte de la prestación de sus servicios (controladores de datos). En cualquier caso, NUANCE seleccionará proveedores de confianza que se comprometan, por contrato o cualquier otra medida permisible y legalmente vinculante, a establecer medidas de seguridad administrativas, técnicas y directivas para garantizar un nivel de protección adecuado acorde con su estatus de procesadores de datos o controladores de datos en conformidad con los requisitos legales del país relevante del cual recibirán los datos y donde originalmente estos fueron recogidos y procesados. NUANCE requerirá que los proveedores externos cumplan con esta política o que garanticen los mismos niveles de protección que NUANCE mantuvo en el momento de tratar estos datos. Estos terceros seleccionados tendrán acceso a los datos solo con fines de prestar los servicios especificados en el contrato de servicios aplicable. Si NUANCE concluye que un proveedor no cumple con estas obligaciones, tomará inmediatamente las acciones pertinentes para remediar dicho incumplimiento o implementar las sanciones necesarias.

Ocasionalmente, NUANCE puede requerir que se divulguen ciertos datos del empleo/empleado a terceros en una cuestión con valor legal (por ejemplo, ante autoridades fiscales o de seguridad social, embargos, etc.); para proteger los derechos legales de NUANCE (por ejemplo, para defender un litigio); o en una emergencia donde la salud o la seguridad de un empleado está en peligro.
 
 

Marketing directo

NUANCE no divulgará los datos del empleo/empleado a entidades externas a NUANCE ni usará datos no relacionados con el trabajo (por ejemplo, dirección, número de teléfono, etc.) para ofrecer ningún producto o servicios a un empleado para su consumo personal o familiar ("marketing directo") sin su previo consentimiento. Además, NUANCE no usará los datos de contacto del lugar del trabajo (por ejemplo, dirección de oficina o correo electrónico del trabajo) para llevar a cabo marketing directo, excepto (1) si se ha obtenido una previa autorización escrita por el vicepresidente de Recursos Humanos y (2) si se ha dado la oportunidad (en cualquier momento) de deseleccionar la opción de recibir comunicaciones de marketing directo. Las restricciones en esta sección se aplican solo a los datos de contacto en el contexto de una relación contractual con NUANCE. No son aplicables a los datos de contacto obtenidos separadamente en el contexto de una relación de consumidor o cliente en la cual se aplicarán otras disposiciones legales aplicables. Además cuando sea permitido por la ley, NUANCE podrá comunicar información a empleados de NUANCE sobre beneficios para los empleados o programas caritativos apoyados por NUANCE o usar herramientas de encuesta en línea para obtener observaciones de los empleados si es necesario para operaciones empresariales.


Decisiones automatizadas

Algunos países regulan el mercado con decisiones automatizadas, que son decisiones sobre individuos que están basadas únicamente en el procesamiento automatizado de datos y que producen efectos legales o que afectan significativamente a los individuos implicados. Excepto en algunas circunstancias muy limitadas (por ejemplo, en la criba inicial de los buscadores de empleo que expresan interés a través de canales en línea), NUANCE no toma decisiones automatizadas para evaluar a los empleados ni para otros fines. Si se realizan decisiones automatizadas, los derechos de las personas afectadas serán respetados y los individuos afectados tendrán la oportunidad de expresar sus puntos de vista sobre la decisión automatizada en cuestión. Si la persona demuestra que el fin con el que se procesó la información ya no es legal o apropiado, los datos serán eliminados, excepto si la ley requiere de otro modo.

 

Establecimiento de derechos y procesos

NUANCE utiliza el enfoque de autoevaluación para garantizar su conformidad con esta política. NUANCE verifica periódicamente que esta política sea apropiada, completa en cuanto a la información que desea cubrir, expuesta en un lugar destacado, completamente implementada y en conformidad con la ley.

Todos los empleados, contratistas y proveedores externos que tienen acceso a los datos del empleo/empleados deberán cumplir esta política. En algunos países, las regulaciones de las violaciones de protección de datos pueden resultar en penas y/o indemnizaciones por daños de los individuos que están adversamente afectados.

El fracaso en el cumplimiento de esta política o la violación deliberada de la confidencialidad o la seguridad en relación a los datos del empleo/empleado pueden resultar en acciones disciplinarias contra los individuos responsables. Si en cualquier momento, un individuo cree que sus datos personales han sido procesados en violación de esta política, deberá informar al director local de Recursos Humanos o al director de Recursos Humanos Internacionales en los Estados Unidos. Si la cuestión tiene que ver con una presunta violación de esta política por una entidad ubicada en un país diferente al del individuo o al de la entidad NUANCE que exporta los datos del empleo/empleado en cuestión, podrá solicitar asistencia de una entidad NUANCE exportadora. Esa entidad de NUANCE le asistirá en la investigación de las circunstancias de la presunta violación y si es necesario, llevará la cuestión a la entidad importadora de dichos datos. Si la violación es confirmada, las entidades exportadoras e importadoras trabajarán junto con cualquier otra parte relevante (incluyendo cooperar con las autoridades nacionales competentes en protección de datos) para resolver la cuestión de un modo satisfactorio, en conformidad con las disposiciones de esta política.

 

Procedimientos de auditoría

Para garantizar aún más la aplicación de esta política, el vicepresidente de Recursos Humanos puede identificar los procedimientos de datos del empleo/empleado que deberían auditarse para cumplir con esta política y con las leyes de protección de datos aplicables. Con este objetivo, NUANCE conducirá auditorías y tomará las acciones correctivas necesarias para tratar cualquier asunto o problema que dicha auditoría descubra.


Comunicación de la política

NUANCE comunicará esta política a los empleados nuevos y actuales publicándola en la intranet.

 

Modificaciones de la política

NUANCE se reserva el derecho de modificar esta política tal como sea necesario para reflejar cambios en las leyes, en las prácticas y procedimientos de NUANCE o en los requisitos impuestos por las autoridades de protección de datos. El vicepresidente de Recursos Humanos, el Consejo general o su representante deben aprobar todos los cambios antes de que estos entren en vigor. Si se realizan cambios, NUANCE enviará la política revisada para una nueva aprobación cuando así se requiera por la ley.

Además, NUANCE informará a los empleados y a otras personas (por ejemplo, las personas que acceden a los sitios web de NUANCE para introducir datos del empleo/empleado como información de solicitud de empleo) de cualquier cambio importante en la política, publicando los cambios de la política en los sitios web internos y externos relevantes.

Con la implantación de esta política todos los acuerdos intragrupo y las prácticas y directrices existentes de la empresa que traten de la privacidad en relación con el procesamiento de los datos del empleo/empleado serán reemplazados por los términos de esta política y se modificarán conforme a la misma.

 

Autoridades de protección de datos

Los empleados de NUANCE que reciban solicitudes y/o consultas de las autoridades de protección de datos sobre esta política o la conformidad con las leyes de protección de datos y privacidad aplicables, deberían ponerse en contacto con el director local de Recursos Humanos de NUANCE o el vicepresidente de Recursos Humanos para garantizar que NUANCE responda a la petición de manera oportuna y apropiada. Previa petición, NUANCE proporcionará a las autoridades de protección de datos los nombres y datos de contacto correspondientes de las personas de contacto relevantes. Con respecto a los datos del empleo/empleado transferidos entre las entidades de NUANCE, cada una de las entidades importadoras y exportadoras de NUANCE: (i) respetará los derechos de los sujetos de datos relevantes en virtud de las leyes de protección de datos aplicables; (ii) cooperará con las consultas procedentes de la autoridad de protección de datos responsable de la entidad que exporta los datos; y (iii) respetará sus consejos o decisiones, en conformidad con la ley aplicable y los derechos de debido proceso.

 

Obligaciones internas

Además de los derechos y obligaciones indicados en esta política o que existan de otra manera, los siguientes principios establecidos a la luz de la Directiva 95/46/CE ("Directiva Europea de protección de datos") se aplicarán a los datos del empleo/empleado recogidos por NUANCE en el Área Económica Europea/Unión Europea y procesados en cualquier otro lugar. En jurisdicciones donde se aplica esta política, también son aplicables los mecanismos y derechos de aplicación mencionados en esta política. Lo siguiente no otorga a los empleados más derechos ni establece más obligaciones, más allá de las ya estipuladas en virtud de la Directiva Europea de protección de datos:

 

  • Los individuos pueden oponerse al procesamiento de datos del empleo/empleado referentes al mismo con motivos legítimos convincentes relacionados con su situación particular. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si la vida privada o familiar de la persona es comprometida o su vida o salud están en riesgo debido al procesamiento de dichos datos. Esta disposición no deberá aplicarse si el procesamiento es (i) requerido por la ley, (ii) basado en el consentimiento de la persona individual, o (iii) necesario para llevar a cabo una obligación contractual entre la persona y NUANCE.
  • Si cualquiera de los términos o definiciones usados en esta política es ambiguo, las definiciones establecidas bajo leyes locales aplicables dentro de los estados miembro EU/EEE se aplicarán con respecto a las actividades de procesamiento de datos llevadas a cabo allí o, donde no haya dichas definiciones bajo leyes locales aplicables; se aplicarán las definiciones de la Directiva Europea de protección de datos.
     

Resolución de conflictos

Cualquier pregunta o cuestión en relación al uso o la divulgación de información personal debería dirigirse al director de Recursos Humanos Internacionales de NUANCE en la dirección indicada a continuación. NUANCE investigará e intentará resolver cualquier queja o conflicto en relación al uso o a la divulgación de información personal de acuerdo con los principios contenidos en esta política. Para las quejas que no pueden resolverse entre NUANCE y el denunciante, NUANCE ha acordado participar en los procedimientos de resolución de disputas del jurado creado por las autoridades europeas de protección de datos, para resolver disputas conforme a la normativa Safe Harbor.

Contacto

Nuance Communications Ireland Limited
20 Merrion Road, Ballsbridge,
Dublin 4
Ireland
Phone: + 353 1 513 2500
Fax: + 353 1 506 0539
Directores: Thomas L. Beaudoin, Caroline Curtis, Robert J. McDonough, Neil M. Weston
Dirección: 20 Merrion Road, Ballsbridge, Dublin 4, Ireland
Registro comercial: Dublin, No. 503352
CIF: IE 9800871V

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