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Papel seguro y eficiente,
Formularios, Soluciones PDF

Solución para el desafío de las administraciones públicas

Quizás más que cualquier otro sector, el gobierno federal, estatal y local quedan bien definidos por los grandes volúmenes de documentos de papel que produce y procesa. Desde la gestión de los contratos y ofertas y los requisitos de la Ley de Libertad de la Información (FOIA) hasta el procesamiento de los beneficios y concesiones y la gestión de las reclamaciones, los procesos del Gobierno son inherentemente experiencias muy intensas en cuanto a la documentación en papel.

Pero con el aumento de las presiones presupuestarias, el papel ya no es un medio rentable y viable para los servicios gubernamentales responsables. Es caro, requiere demasiado espacio y es inherentemente inseguro. Los organismos y departamentos deben ofrecer acceso a la información, lo que significa, digitalizar, organizar, compartir y archivar billones de documentos de papel. También deben proporcionar a los empleados, incluidos los usuarios discapacitados, las herramientas para trabajar efectivamente con esta información. ¿Cómo se pueden equilibrar las necesidades de acceso con la seguridad?

Nuance puede ayudar con soluciones inteligentes, sofisticadas y escalabes que mejoran enormemente la forma en que los departamentos y los organismos gubernamentales procesan, archivan y comparten los documentos digitales y de papel. Su facilidad de uso, su amplia compatibilidad, así como numerosas funcionaliades pueden mejorar enormemente la productividad de una organización, a la vez que se consiguen reducciones significativas en costes. Nuance permite:

  • Digitalizar y organizar registros de papel.
  • Eliminar el almacenamiento de registros fuera de las instalaciones.
  • Asegurar documentos gubernamentales
  • Integrar sistemas que vayan desde la gestión de contratos y los requisitos de la FOIA hasta el procesamiento de beneficios y concesiones y gestión de reclamaciones.
  • Redactar pasajes sensibles.
  • Cumplir los requisitos de accesibilidad de la sección 508.
  • Crear archivos PDF a partir de cualquier documento.
  • Convertir archivos PDF en documentos editables de Microsoft Word.
  • Eliminar el tener que volver a escribir la información.

Lo que las soluciones de digitalización y conversión de documentos de Nuance ofrecen al Gobierno

  • Seguridad - Las organizaciones gubernamentales pueden aumentar la seguridad de los documentos con encriptado, almacenamiento seguro, autenticación del usuario, redacción y la capacidad de poder hacer el seguimiento del acceso y cambios a los documentos.
  • Recuperación de desastres - Fortalecen las estrategias de continuidad de la actividad empresarial asegurando que todos los documentos estén digitalizados y archivados fuera de las instalaciones en caso de que se produzca un desastre.
  • Productividad - Los profesionales del Gobierno pueden acelerar los flujos de trabajo con solo tocar un botón, así como capturar, convertir, enrutar, almacenar y gestionar sus documentos.
  • Eficiente y ecológico - Reduce las huellas medioambientales al reducir drásticamente el uso de papel y a la vez reduce los costes y mejora la accesibilidad a la información.

Agiliza los procesos de documentos clave para el Gobierno

Confidencialidad más robusta para una mayor conformidad con las leyes:

  • La distribución de documentos protegida con contraseña y un encriptado de 128 bits reduce la posibilidad de un acceso no autorizado a la información clasificada y los registros.
  • El envío de documentos electrónicos por correo electrónico, en lugar de utilizar un fax, asegura la entrega confidencial, protegida con contraseña, a un buzón de correo privado en lugar de a una máquina de fax pública.
  • Se pueden redactar pasajes sensibles a partir de documentos digitalizados antes de su digitalización, almacenamiento o envío.

Un rastro de auditoría completo:

  • Nuance mantiene un registro de transacciones de toda la actividad de correo electrónico y envía una copia del mensaje enviado y los archivos adjuntos a la carpeta de elementos enviados del remitente.
  • El acceso seguro y las funciones de autenticación restringen la distribución de información por parte de usuarios no autorizados.

Recuperación de desastres:

  • Archiva y almacena los nuevos documentos electrónicos en una ubicación remota segura con objeto de guardar una copia de seguridad para fines de recuperación de desastres.
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